Huishoudelijk regelement

HUISHOUDELIJK REGLEMENT

Artikel 1:  Algemene bepaling

Het onderhavige huishoudelijk reglement geeft  nadere uitvoeringsbepalingen aan de Statuten. De aandachtsgebieden zijn bestuur, contributie, algemene ledenvergadering, commissies en fokreglement. Alle personen en functionarissen worden steeds met “hij” aangeduid.

Artikel 2 : Bestuur

Lid 1: Algemeen

Bij het ontstaan van één of meerdere tussentijdse vacatures in het bestuur wordt daarin voorzien op de eerstvolgende algemene ledenvergadering. Indien de vacature een van de in functie gekozen leden van het bestuur betreft, wordt de functie formeel en tijdelijk door een ander lid van het bestuur waargenomen. De besluiten van het bestuur aangaande waarneming dienen zo spoedig mogelijk schriftelijk aan de leden te worden bekend gesteld.

De bestuursleden en andere functionarissen zijn verplicht om bij het beëindigen van hun functie alle onder hun berusting zijnde verenigingsstukken binnen 14 dagen aan het bestuur af te dragen.

Daar waar in dit huishoudelijk reglement is bepaald dat documenten moeten worden gearchiveerd, geldt zulks voor een periode van 7 jaar waarna de documenten worden vernietigd.  Documenten van groot belang met name vanwege de historische  waarde voor de club, worden uiteraard in goede staat bewaard.

In het bestuur zal niet de echtgenoot of echtgenote, of bloedverwant in rechte lijn, of levenspartner van een zittend bestuurslid worden verkozen.

Onder levenspartner wordt verstaan hij of zij met wie het bestuurslid een duurzame levensrelatie onderhoudt.

Lid 2: Taken voorzitter

De voorzitter leidt de vergaderingen van het bestuur en de ledenvergaderingen. Tevens zorgt hij voor de handhaving van de statuten en van het huishoudelijk reglement. Hij verleent de aanwezigen ter vergadering  het woord en heeft het recht een spreker tot de orde te roepen of het woord te ontnemen, indien dit noodzakelijk is voor het ordelijke verloop van de vergaderingen. Bij afwezigheid van de voorzitter wordt deze vervangen door  de vice – voorzitter dan wel een ander lid van het  bestuur, maar nimmer de secretaris.

De bestuursvergaderingen worden gehouden op de plaats en de tijd die door de voorzitter is bepaald. De ledenvergadering wordt gehouden als door het bestuur wordt vastgesteld.   

Lid 3: Taken secretaris 

De secretaris voert de correspondentie van de vereniging waarvan hij van de belangrijkste stukken kopie houdt. Hij stelt de notulen van de bestuurs- en ledenvergaderingen op en houdt hiervan een archief bij.  De notulen van de ledenvergaderingen dienen na goedkeuring te worden ondertekend door de voorzitter en de secretaris.

Voorts houdt hij een presentielijst van de aanwezige leden op vergaderingen bij en archiveert deze. Ieder op de ledenvergadering  aanwezige lid is mede voor het verkrijgen van stemrecht verplicht deze lijst – bij binnenkomst van de vergadering – te tekenen. Op een aparte lijst dienen ook de introducés te tekenen. Ook deze lijst moet worden gearchiveerd. 

Jaarlijks stelt hij een verslag samen betreffende de toestand van de vereniging. Dit verslag wordt na goedkeuring door het bestuur tenminste 14 dagen voorafgaande aan de jaarlijkse algemene ledenvergadering schriftelijk, zo mogelijk via het cluborgaan “ in de Ban,” aan de leden bekend gemaakt en aan de algemene ledenvergadering ter goedkeuring voorgelegd.                

Alle uitgaande stukken van de vereniging of van het bestuur worden door de secretaris getekend voor zover dit niet anders bij de wet of verordening wordt vereist. Alle uitgaande brieven alsmede alle inkomende stukken worden door de secretaris op overzichtelijke wijze bewaard in een archief. De belangrijke ingekomen of uitgaande elektronische post wordt afgedrukt en gearchiveerd.

Lid 4: Taken penningmeester

De penningmeester is verantwoordelijk voor de onder zijn berusting zijnde geldmiddelen van de vereniging en verricht de betalingen. De invordering van de contributies is aan hem opgedragen. Voor het doen van uitgaven en verbintenissen die de som van 250,00 euro te boven gaan, behoeft de penningmeester de goedkeuring van het bestuur. Hij is belast met het correct bijhouden van een financiële administratie.

Jaarlijks stelt hij een verslag op betreffende de financiële  stand van zaken van de vereniging (de rekening en verantwoording van het afgelopen verenigingsjaar), dat na goedkeuring door het bestuur eerst ter informatie aan de leden ten minste 14 dagen  voorafgaande aan de jaarlijkse algemene ledenvergadering schriftelijk, zo mogelijk via het cluborgaan “ in de Ban”,  wordt bekend gemaakt en dat in de jaarlijkse algemene ledenvergadering zal worden besproken.

De kascommissie onderzoekt de rekening en financiële administratieve verantwoordingvan het bestuur en draagt zorg voor  een schriftelijk en mondeling verslag hiervan aan de jaarlijkse algemene ledenvergadering. In de  algemene ledenvergadering wordt dit verslag ter goedkeuring voorgelegd.  De algemene ledenvergadering  verleent na goedkeuring het bestuur/penningmeester décharge voor het financiële beheer in het afgelopen verenigingsjaar. 

De penningmeester is verantwoordelijk voor het opstellen van een deugdelijke begroting voor het komende boekjaar. Nadat de begroting door het bestuur is goedgekeurd, wordt de begroting ter informatie ten minste 14 dagen voorafgaande aan de jaarlijkse algemene ledenvergadering schriftelijk, zo mogelijk via het cluborgaan “ in de Ban” ,  bekend gesteld. De algemene ledenvergadering dient zijn goedkeuring te geven aan de begroting.

Financiële mutaties dienen door de penningmeester op correcte wijze te worden geregistreerd en vervolgens te worden gearchiveerd. Indien hierbij gebruik wordt gemaakt van geautomatiseerde systemen, dienen de geprinte uitdraaien van de diverse journalen, V&W rekeningen en balansen  te worden bewaard. 

Artikel 3: Contributie

De contributie van de leden en van de gezinsleden wordt in geval van wijziging op voorstel van het bestuur door de jaarlijkse algemene ledenvergadering vastgesteld. Het voorstel van het bestuur dient als onderdeel van de begroting schriftelijk voorafgaande aan de jaarlijkse algemene ledenvergadering ter informatie te worden gepubliceerd en door de ledenvergadering te worden goedgekeurd.

De contributie voor het komende verenigingsjaar dient uiterlijk op 1 december van het lopende verenigingsjaar te worden voldaan. Bij niet- nakoming door een lid van deze verplichting is het bestuur gerechtigd om de contributie bij aanmaning te verhogen met een bedrag voor administratiekosten. Het bestuur heeft het recht om een lid na officiële aanmaning wegens wanbetaling af te voeren als lid/gezinslid van de vereniging. Een aldus afgevoerd lid kan eerst  weer als lid van de vereniging worden voorgedragen, wanneer hij de achterstallige bedragen plus entreekosten heeft voldaan.

Een lid kan de rasvereniging een machtiging tot inning van de contributie geven. Deze contributie wordt dan telkens in januari van het betreffende verenigingsjaar afgeschreven tot wederopzegging van het lid vóór 1 december van het lopende jaar

Zij, die na 1 juli lid en/of gezinslid  worden, betalen voor het lopende kalenderjaar slechts de helft van de jaarlijkse contributie.

Een verenigingsjaar is een kalenderjaar.

Artikel 4: Algemene ledenvergadering

Elk lid, gezinslid of erelid heeft het recht staande de  ledenvergadering voorstellen/moties in te dienen. Voorstellen worden na toelichting van de voorsteller op de agenda van de eerstvolgende ledenvergadering geplaatst, op voorstellen die niet op de agenda staan kunnen geen beslissingen worden genomen..

Ieder gewoon  lid, gezinslid of erelid heeft het recht van introductie voor vergaderingen en bijeenkomsten. Bij aanvang van de vergaderingen wordt de aanwezigen gevraagd of men akkoord gaat met de aanwezigheid van de introducés. Hij die van dit recht gebruik maakt, is verplicht met de introducé mede te tekenen in het introductieboek. De introducé heeft geen stemrecht.

Artikel 5: Commissies                                                          

Lid 1: Commissie samenstelling.

Met uitzondering van de kascommissie en de beroepscommissie, zal in elke commissie een door het bestuur aan te wijzen bestuurslid zitting nemen.

Lid 2: Werkwijze beroepscommissie.

De vereniging kent een beroepscommissie als bedoeld in artikel 12 van de statuten. Het beroep kan uitsluitend worden ingesteld wegens strijd met de wet, strijd met de statuten en/of  het huishoudelijk- /fokreglement  van de vereniging dan wel strijd met de redelijkheid en de billijkheid. Geen beroep staat open voor degene die zich ter zake van het besluit heeft gewend tot de civiele rechter. Tegelijk met het indienen van het beroepsschrift moet het op dat moment geldende bedrag aan griffierecht worden overgemaakt aan de vereniging. Indien het griffierecht na twee weken na ontvangst van het beroepsschrift door de vereniging niet ontvangen is, wordt degene die het beroep heeft ingesteld daarop gewezen. Blijft dan vervolgens nog twee weken betaling achterwege, dan wordt het beroep niet ontvankelijk verklaard. Het griffierecht wordt aan degene die het beroep heeft ingesteld terugbetaald indien het beroep geheel of gedeeltelijk gegrond wordt verklaard door de beroepscommissie.

De commissie behandelt het beroep binnen zes weken nadat het beroepsschrift door de vereniging is ontvangen. Degene die het beroep heeft ingediend en het bestuur worden gehoord . Zij kunnen zich door deskundigen laten bijstaan. De beroepscommissie streeft er naar om binnen acht weken na ontvangst van het beroepsschrift door de vereniging uitspraak. De commissie kan deze termijn met ten hoogste vier weken verlengen. Partijen worden daarvan ten spoedigste in kennis gesteld. De commissie verklaart het beroep:

  1. niet ontvankelijk, dan wel
  2. geheel of gedeeltelijk gegrond, dan wel
  3. ongegrond. 

Indien de beroepscommissie het beroep geheel of gedeeltelijk gegrond verklaart, wordt de zaak terugverwezen naar het bestuur van de vereniging dat binnen vier weken een nieuw besluit neemt met inachtneming van de uitspraak. 

Artikel 6: Fokreglement

Aanvullend op het VFR van de vereniging zijn de volgende taken en verantwoordelijkheden voor de fokkers binnen de vereniging vastgesteld:

Lid 1: Fokkers

De vereniging heeft een aantal registreerde fokkers, die op de fokkerslijst worden gepubliceerd. Van hen wordt een sterke affiniteit met onze vereniging verwacht. Leden van onze vereniging worden geregistreerd als fokker indien zij:

  • op …..2014 voorkomen op de fokkerslijst van onze vereniging
  • tenminste 1 jaar lid zijn van onze vereniging en tenminste 2 jaar als eigenaar in het bezit zijn van één of meer Bassets Artésiens Normands;
  • zich schriftelijk hebben aangemeld voor fokker bij het bestuur en worden aangenomen;
  • uitgaan van gezonde ouderdieren en de nesten zodanig opfokken, huisvesten en socialiseren dat gezondheid, karakter en welzijn van de pups zo goed mogelijk worden gewaarborgd;.
  • e. voldoen aan de hier opgestelde fokkersregels en het VFR. 

Lid 2: Fokkersoverleg

Het bestuur van de rasvereniging organiseert minimaal één keer per jaar een bijeenkomst voor de fokkers. Op dit fokkersoverleg wordt in ieder geval behandeld:

  • evaluatie Jonge Hondendag
  • eventuele aanpassingen aan het fokreglement
  • rapportage over de database

De besluiten van het fokkersoverleg worden ter bekrachtiging voorgelegd aan de       Algemene Ledenvergadering van de rasvereniging.

 Lid 3: Fokkerslijst en pupinfo

De fokkers die officieel door de vereniging zijn geregistreerd (zie lid 1 van dit  artikel) kunnen worden geplaatst op de “fokkerslijst”. De pupinfo informeert belangstellenden middels de fokkerslijst over de adressen van de fokkers. Bovendien bij welke fokker een nest is geboren/wordt verwacht. Telefonische toelichting kan worden gegeven.Gegevens van de pupinfo zoals telefoonnummer en e-mail adres worden in het clubblad, advertenties en de website vermeld. De pupinfo zal tussentijds contact opnemen met de fokker bij wie een nest is geboren. Ongeveer 10 weken na de geboorte van het nest zal de pupinfo bij de fokker informeren naar het welzijn van de pups eveneens of alle pups geplaatst zijn in verband met vermelding op de fokkerslijst. Anderzijds mag van de fokkers worden verwacht, dat zij zelf de pupinfo op de hoogte houden van het welzijn en de stand van zaken van hun nest.

Lid 4:  Nestbijdrage

De fokkers betalen een nestbijdrage aan de club om bij te dragen aan de kosten die worden gemaakt voor specifieke fokaangelegenheden, zoals het organiseren van de Jonge Hondendag, de website, de database, advertenties en het fokkersoverleg. De bijdrage is een vast bedrag per in leven zijnde pup. Ongeacht of de nieuwe eigenaar wel of niet via de pupinfo van de club is aangebracht, dan wel de fokker pups zelf houdt. De hoogte van deze nestbijdrage wordt door het bestuur vastgesteld. Afdracht binnen 10 weken na geboorte van het nest.

Lid 5:  Koopovereenkomst.

Het is de fokker aan te bevelen om de verkoop van de pups schriftelijk vast te leggen door middel van een door de Raad vastgestelde koopovereenkomst.

Lid 6:  Rapportages

6.1  Om een inzicht te krijgen in de fokplannen is de eigenaar van de fokteef verplicht tenminste één maand voor de dekking zijn voornemen tot fokken schriftelijk kenbaar te maken bij de pupinfo, onder vermelding van de shows waar de beoogde ouderdieren zijn uitgebracht en het daarbij behaalde resultaat alsmede onder vermelding van de keurmeester.

6.2  Binnen vijf werkdagen na de eerste dekking dient de dekking te worden gemeld aan de pupinfo. Binnen drie dagen na geboorte dient het nest bij de pupinfo te worden gemeld onder vermelding van aantallen reuen en teven. Een eventuele abrupte voortijdige beëindiging van de dracht van de teef moet zo spoedig mogelijk worden gemeld.

Lid 7: Jonge Hondendag

Een maal per jaar worden de nesten, vanaf circa 9 maanden oud (op verzoek van de fokker kan van deze leeftijd worden afgeweken) zo compleet mogelijk gepresenteerd en gekeurd op de Jonge Hondendag van de vereniging. De fokker dient zo veel mogelijk te bewerkstelligen dat de eigenaren met hun jonge honden daarbij aanwezig zijn. De nesten die worden uitgenodigd worden ruimschoots voorafgaand gepubliceerd in het clubblad ‘In de BAN’.  Jonge Bassets Artésiens Normands die  in dezelfde periode zijn geboren, maar niet door de officieel geregistreerde fokkers zijn gefokt, kunnen eveneens aan deze keuring deelnemen mits zij in het bezit zijn van een FCI stamboom.

Lid 8: Sancties, dispensatie en wijzigingen

8.1   In gevallen waarin aan het bestuur bekend is dat gefokt wordt met een ouderdier met een erfelijke afwijking die het welzijn van de hond(en) en diens eventuele pups belemmert, kan het bestuur besluiten de fokker van de fokkerslijst te verwijderen voor een door het bestuur te bepalen periode. Deze sanctie kan ook worden opgelegd indien een fokker niet overeenkomstig een van de hierboven gestelde bepalingen en het VFR uitvoert.

8.2   Op alle vermelde gevallen/regelingen kan in het uiterste geval in het belang van het ras door de rasvereniging dispensatie worden gegeven. Betreft het een verzoek inzake een dekking dan dient dit verzoek minimaal één maand vóór de voorgenomen dekking bij de rasvereniging te worden ingediend.         

8.3   In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist het bestuur van de rasvereniging, in overleg met de Raad.

Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 28 april 1989.

Laatstelijk gewijzigd in de algemene ledenvergadering van 6 april 2013.